노션 직장인 시리즈 - 문서 수발신 대장 템플릿

문서 수발신 대장 템플릿을 만들어보려고 합니다. 팀에서 일하다 보면 공문을 주고받을 때가 있는데요. 문서 수신 대장을 엑셀로 괸리하시죠? 팀원 모두가 볼 수 있고 문서번호가 헷갈리지 않을 수 있는 노션으로 관리해 보는 게 어떨까요?

 

우선, 문서 수발신 대장 페이지를 만듭니다.

 

첫 번째 칸은 제목으로 이름을 변경합니다.

두 번째 칸은 날짜로 변경하고, 날짜를 선택합니다.

세 번째 칸은 종류로 변경하고, 선택을 선택합니다. 그리고 수신, 발신, 이메일 등으로 기록합니다.

네 번째 칸은 연도로 변경하고, 숫자를 선택합니다. 해당 연도를 기록합니다.

다섯 번째 칸은 문서번호로 변경하고, 숫자를 선택하고 문서번호를 기록합니다.

여섯 번째 칸은 번호로 변경하고, 수식을 선택한 후에 아래의 수식을 입력합니다. 아래의 수식의 의미는 문서번호가 한 자리가 아닌 네 자리로 변경하기 위한 것입니다. "1"을 "0001"로 변경해주는 역할을 합니다. 이 부분이 거추장스러우면, 숨김으로 설정하셔도 무방합니다. 

if(prop("문서번호") < 10, "000" + format(prop("문서번호")), if(prop("문서번호") < 100, "00" + format(prop("문서번호")), if(prop("문서번호") < 1000, "0" + format(prop("문서번호")), format(prop("문서번호")))))

일곱 번째 칸은 문서번호로 변경하고, 수식을 선택한 후에 아래의 수식을 입력합니다. 그러면, 문서번호가 자동으로 계산되어 표시됩니다. 

prop("종류") + "-" + format(prop("연도")) + "-" + format(prop("번호"))

참고로, 이렇게 복잡하게 하는 이유는 노션은 엑셀처럼 자동 수식이 되지 않습니다. 복잡하다고 생각되시는 분은 네 번째 칸에서부터 일곱 번째 칸까지 삭제하시고 문서번호를 텍스트로 바로 입력하셔도 됩니다.

여덟 번째 칸은 수신처로 변경하고, 텍스트를 선택한 후에 문서를 수신한 곳으로 기록합니다.

아홉 번째 칸은 수신자로 변경하고, 선택을 선택한 후에 수신자의 이름을 기록합니다. 팀에서 사용할 경우 사람을 선택한 후에 직원을 표시하셔도 됩니다.

열 번째 칸은 발신처로 변경하고, 텍스트를 선택한 후에 문서를 발신하는 곳을 기록합니다. 

열한 번째 칸은 발송자로 변경하고, 선택을 선택한 후에 발송을 담당한 직원을 기록합니다. 여기서도 사람을 선택한 후에 팀원을 표시하셔도 됩니다.

열두 번째 칸은 파일로 변경하고, 파일과 미디어를 선택한 후에 수신 문서 또는 발신 문서를 업로드하시면 됩니다.

 

사용방법.

1. 문서번호는 문서종류-연도-문서번호로 되어있습니다. ex) 수신-20-0001, 발신-20-0001 문서번호 스타일은 업무 환경에 맞게 변경하시면 됩니다.

2. 결재란이 필요하신 경우, 체크박스를 만들어서 확인용으로 사용하시면 됩니다.

3. 문서가 수신되거나 발신을 할 경우, 필요한 내용을 입력하시면 됩니다.

4. 데이터베이스가 많이 쌓이게 되면, 월별로 분류하거나 종류별로 분류하셔서 사용하시면 됩니다.

5. 필요한 내용을 자유롭게 추가 및 변경하시면 됩니다.

 

템플릿은 www.jeremykang.kr/ 에서 확인하실 수 있습니다.